Plan de reprise d'activité de l'UPEC

PRA UPEC

Le plan de reprise d'activité (PRA) de l’UPEC définit les conditions nécessaires au retour progressif et partiel des personnels sur les sites et garantit les conditions de sécurité de ces derniers suite à la situation de crise sanitaire due à la COVID-19.

Ce plan de reprise d’activité s’inscrit dans le cadre :
-    des mesures et consignes générales prises au niveau de l’État, notamment de la prolongation de l’état d’urgence sanitaire jusqu’au 23 juillet 2020 ;
-    des mesures prises à l’échelle de la Région Île-de-France, et des 3 départements sur lesquels l’UPEC est implantée ;
-    du plan de déconfinement élaboré par le ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation.

Compte tenu de la situation sanitaire nationale, la volonté de la direction de l’université est d’organiser un retour progressif des personnels dans les locaux, dans le respect des consignes sanitaires et des gestes barrières pour assurer la sécurité de toutes et de tous.
A partir du 22 juin, afin de retrouver le périmètre de nos missions, les personnels de l’UPEC sont invités à reprendre une activité partielle dans les locaux de l’établissement. Il s’agit de terminer au mieux l’année universitaire et de préparer la rentrée.

Le PRA s’adresse uniquement aux personnels de l’UPEC. Les étudiants, quant à eux poursuivront leurs enseignements à distance, ainsi que les évaluations dont les nouvelles modalités ont été récemment validées par la Commission formation et vie universitaire (CFVU).

La Foire aux Questions ci-dessous recense les principales questions que vous pouvez vous poser sur la reprise d’activité à l’UPEC. Elle est régulièrement mise à jour. 

    Fonctionnement général 

Comment s’organise la reprise d’activité de l’établissement ?

Le Plan de reprise d'activité distingue 3 phases :

1) Phase de préparation : à partir du 11 mai
Cette phase correspond d’une part à la remise en fonctionnement et en sécurité des locaux, et d’autre part à la mise en place des mesures sanitaires. Durant cette phase, les autorisations d’accès aux locaux validées dans le cadre du Plan de Continuité d’Activité (PCA) restent valables. Cette phase permet notamment d’identifier les besoins de renforcement des moyens du travail à distance, que ce soit en termes de matériels ou d’accompagnement.

2) Phase de reprise partielle d'activité en présentiel : à partir du 25 mai
Cette phase correspond à la reprise en présentiel de certains personnels, validée au regard du respect des critères de priorisation. Elle correspond également à la mise en place de moyens d’accompagnement du travail à distance ou du travail hybride.
A partir du 22 juin, afin de retrouver le périmètre de nos missions, les personnels de l’UPEC sont invités à reprendre une activité partielle dans les locaux de l’établissement. Il s’agit de terminer au mieux l’année universitaire et de préparer la rentrée. Les responsables de structure veilleront à l’organisation des présences dans le respect des règles sanitaires,  notamment l’échelonnement des présences en cas de partage de bureaux, et selon le planning d’ouverture des locaux, qui sera amené à évoluer.

3) Phase de reprise quasi-normale en présentiel :
L’entrée dans cette phase sera dépendante de l'évolution du contexte sanitaire. Les conditions et modalités de reprise d’activités en vue de la rentrée universitaire 2020 font l’objet d’une réflexion spécifique. Le MESRI communiquera ses consignes à l’attention des établissements.

Est-ce que je dois revenir travailler au sein des locaux de l’université ?
Depuis le 25 mai, le plan de reprise d’activité de l’UPEC définissant les conditions nécessaires au retour progressif et partiel des personnels sur les sites et les conditions de sécurité de ces derniers est déployé. Compte tenu de la situation sanitaire nationale d’aujourd’hui, la volonté de la direction de l’université est d’organiser un retour progressif des personnels dans les locaux, dans le respect des consignes sanitaires et des gestes barrières pour assurer la sécurité de toutes et de tous.

A partir du 22 juin, afin de retrouver le périmètre de nos missions, les personnels de l’UPEC sont invités à reprendre une activité partielle dans les locaux de l’établissement. Il s’agit de terminer au mieux l’année universitaire et de préparer la rentrée. Les responsables de structure veilleront à l’organisation des présences dans le respect des règles sanitaires,  notamment l’échelonnement des présences en cas de partage de bureaux, et selon le planning d’ouverture des locaux, qui sera amené à évoluer. Les personnes “vulnérables” devront avoir l’avis de la médecine du travail ou de leur médecin traitant avant leur retour à l’université.
Quels sont les dispositifs mis en place pour favoriser le travail à distance ?
L’UPEC continue d’accompagner les agents en travail à distance pendant la phase PRA, avec notamment :
-    L’instruction des demandes de matériel pour prévenir les troubles musculo-squelettiques ;
-    L'acheminement d'ordinateurs et la prise en charge de logiciels professionnels ;
-    L’attention portée au respect du droit à la déconnexion et rappel des bonnes pratiques
-    La prise en compte de l’évolution nécessaire de l'organisation du travail entre présentiel et distanciel ;

En outre, l’UPEC est en train de mettre en place une formation à distance pour les personnels, notamment sur le travail en équipe à distance
Tous les bâtiments de l'UPEC sont-ils ouverts ?

Pendant la phase PRA, aucun des bâtiments de l’UPEC n’est ouvert au public, ce qui signifie qu’aucun des bâtiments de l’UPEC ne verra ses entrées libres.

L’ensemble des bâtiments de l’UPEC est dans l’une des deux situations suivantes :

• Bâtiment fermé : le bâtiment n’est pas accessible, à l’exception d’accès ponctuels spécifiques planifiés 72h à l’avance sur des créneaux horaires limités (maximum une journée par semaine et maximum 1h d’ouverture par créneau), pour la récupération de documents ou de matériels, pour des personnes préalablement autorisées sur la base d’une demande. Ces bâtiments font l’objet d’un ménage à la suite du jour d’accès et ne nécessitent pas de mesures de désinfection particulières du fait de l’espacement des accès (minimum : 5 jours).

• Bâtiment ouvert aux personnels selon un planning défini à l’avance pour chaque bâtiment et sur contrôle d’accès : selon la situation, le bâtiment est ouvert soit aux horaires d’ouverture de l’université soit sur des horaires restreints pouvant aller d’une demi-journée à 5 jours d’ouverture par semaine. Ces bâtiments font l’objet d’un ménage et de mesures spécifiques de désinfection des zones de contact avant et après chaque journée d’ouverture.
La répartition des bâtiments de l’UPEC entre ces deux situations est amenée à évoluer et est diffusée aux responsables de structures.

La liste des ouvertures est disponible dans le plan de reprise d'activité de l'UPEC > Annexe I - Planning Ouvertures (accès au document réservé aux personnels).

    Prévention

Quelles sont les garanties sanitaires prises par l’établissement ?

Le travail et les temps de présence doivent être organisés par les responsables, dans le respect des règles sanitaires, notamment l’échelonnement des présences en cas de partage de bureaux, et selon le planning d’ouverture des locaux (amené à évoluer).
Les mesures de distanciation doivent impérativement être respectées.

Des procédures de contrôle d’accès aux bâtiments sont mises en place, avec émargement obligatoire à l'entrée et à la sortie.

Des kits individuels d’hygiène seront distribués à tous les agents venant sur site, comprenant :
-    Des masques chirurgicaux
-    Un flacon de gel hydroalcoolique
-    Un flacon de spray désinfectant et de l'essuie tout
Pour les fonctions conduisant à des interventions matérielles dans les locaux ou sur les équipements, des équipements supplémentaires seront mis à disposition sous la responsabilité du responsable de service, en accord avec les recommandations du service hygiène et sécurité.

• L’ensemble des bâtiments de l’UPEC fait l’objet d’un nettoyage quotidien des locaux et des surfaces avec des produits et procédures adaptées aux risques de contamination.

Le port du masque est-il obligatoire dans les locaux de l’université ?

Le masque doit être porté si la distanciation ne peut pas être respectée.

Quel matériel me fournit l’université pour exercer physiquement mes missions ?

Des kits individuels d’hygiène seront distribués à tous les agents venant sur site, comprenant :
-    Des masques chirurgicaux, sur la base de 4 par jour de présence (un pour le trajet aller, un pour chaque demi-journée et un pour le trajet retour) ;
-    Un flacon de gel hydro alcoolique
-    Un flacon de spray désinfectant et essuie-tout

Pour les fonctions conduisant à des interventions matérielles dans les locaux ou sur les équipements, des équipements supplémentaires seront mis à disposition sous la responsabilité du responsable

Comment puis-je récupérer mon matériel de protection ?
Des kits individuels d’hygiène sont déjà disponibles dans votre service, direction ou composante et vous seront distribués dès votre arrivée par votre responsable de structure.
Quelles sont les consignes d’aménagement des bureaux ?

Il est indispensable de respecter la distanciation entre les personnels. Il vaut donc mieux être seul dans un bureau. Si ce n’est pas possible, il faut aménager l’espace pour qu’une distance d’au moins un mètre soit respectée entre les collègues et postes de travail. Il faut aussi limiter les postes de travail ou matériels partagés (ordinateur, téléphone, …).

En complément, il est nécessaire d’aérer régulièrement son bureau (au minimum 15 minutes toutes les 3 heures).

De plus, quelques astuces peuvent limiter les contaminations :
► laisser les portes ouvertes pour ne pas avoir à toucher les poignées
► bien ranger son bureau, avec un minimum d’affaires, pour en faciliter le nettoyage

Comment est assuré le nettoyage des locaux et surfaces ?

Les locaux sont nettoyés quotidiennement. En complément, une désinfection des surfaces fréquemment touchées par les personnels, ainsi que des sanitaires, est réalisée 2 fois par jour.

Chaque personnel a à sa disposition un produit désinfectant et du papier jetable qu’il peut utiliser pour désinfecter régulièrement son poste de travail, le matériel commun (photocopieur, téléphone ou clavier partagé, …) ou encore les points de contacts (poignées de portes ou fenêtres, …).

    Fonctionnement sur site

A qui dois-je m’adresser pour obtenir une attestation de déplacement professionnel ?

Depuis le mardi 16 juin 2020, l'attestation de déplacement professionnel n'est plus nécessaire pour se déplacer dans les transports en commun en Ile-de-France aux heures de pointe.

Est-il possible d’organiser une réunion ?

Les réunions en présentiel doivent être évitées et il est préférable d’organiser toute réunion en distanciel. Si toutefois une réunion en présentiel est indispensable, elle doit permettre de respecter quelques règles :
•    Les mesures de distanciation physique doivent être impérativement respectées entre les participants (au moins 1 mètre, condamnation d’un siège sur 2) ;
•    Les réunions doivent comporter au maximum 10 personnes ;
•    Choisir des salles de capacité nominale au moins 4 fois le nombre de personnes prévues, avec fenêtres
•    Lavage des mains obligatoire avant la réunion
•    Port d’un masque chirurgical par les participants
•    Matériel individuel pour chacun (stylo, bloc-notes, …)
•    Aération de la pièce avant, après et pendant les pauses.

Quelles sont les consignes pour réceptionner une livraison ?

Si la commande/réception est organisée par le magasin central, une « quarantaine du colis » de 24h est prévue entre chaque manipulation.

Si la commande/réception est organisée directement par un service, le service demandeur doit organiser lui-même la livraison sur rendez-vous, et prévenir la Direction du Patrimoine. Les règles d’hygiène doivent être respectées.

Est-il possible de déjeuner sur place ?

Afin de limiter les risques de contamination, les personnels de bureau sont autorisés à prendre leur repas à leur poste de travail.

Le CROUS Pointe Jaune assure un service de vente à emporter du lundi au vendredi de 11h à 15h.

Des précautions sont à prendre dans les salles de pause : se laver les mains à l’eau et au savon dès qu’on y rentre, désinfecter les zones de contacts (poignées, …) et le matériel commun (réfrigérateur, micro-ondes, table…) avant et après toute utilisation. Les bonbonnes à eau sont condamnées.

    Bibliothèques et laboratoires

Les bibliothèques sont-elles ouvertes ?

Les bibliothèques restent fermées, jusqu’à nouvel ordre et pendant toute la durée de fermeture de l'établissement.

Les délais de retour des ouvrages sont assouplis et les pénalités de retard ne sont pas appliquées jusqu’à nouvel ordre. Le service commun de documentation met en place une organisation sécurisée et sans contact sur chacune des bibliothèques :
-    Pour les retours de prêt ;
-    Pour le prêt de documents sur réservation préalable.

Comment rendre vos livres dans les bibliothèques ?
Le retour des ouvrages est désormais possible dans la plupart des bibliothèques de l'UPEC. Chacune des bibliothèques accepte les ouvrages empruntés sur tous les sites.
Si vous ne pouvez pas vous déplacer physiquement, tous les documents empruntés ont été prolongés jusqu'au lundi 14 septembre.
> En savoir plus

Comment emprunter des ouvrages ?
Le prêt vacances est de retour dans les bibliothèques de l'UPEC sous une forme jusqu'ici inédite : le Drive BU.
> En savoir plus

La bibliothèque en ligne reste accessible, et les bibliothécaires répondent également à distance à vos questions à l'adresse web-scd@u-pec.fr.

Qu’en est-il de la reprise d’activité dans les laboratoires ?

Les laboratoires hébergés par l’UPEC comportant des dispositifs expérimentaux ont leur propre PRA, établi par le directeur ou la directrice d’unité, dans le respect des dispositions du présent PRA et de celui des autres tutelles du laboratoire.

    Consignes sanitaires

Quelles sont les mesures prises par l’université pour garantir les gestes sanitaires ?

► Le travail et les temps de présence doivent être organisés par les responsables, dans le respect des règles sanitaires, notamment l’échelonnement des présences en cas de partage de bureaux, et selon le planning d’ouverture des locaux (amené à évoluer). Les mesures de distanciation doivent impérativement être respectées.

► Des procédures de contrôle d’accès aux bâtiments sont mises en place, avec émargement obligatoire à l'entrée et à la sortie.

► Des kits individuels d’hygiène seront distribués à tous les agents venant sur site, comprenant :
-    Des masques chirurgicaux
-    Un flacon de gel hydroalcoolique
-    Un flacon de spray désinfectant et essuie tout
Pour les fonctions conduisant à des interventions matérielles dans les locaux ou sur les équipements, des équipements supplémentaires seront mis à disposition sous la responsabilité du responsable de service, en accord avec les recommandations du service hygiène et sécurité.

► L’ensemble des bâtiments de l’UPEC fait l’objet d’un nettoyage quotidien des locaux et des surfaces avec des produits et procédures adaptées aux risques de contamination.

Quels sont les gestes sanitaires que les personnels devront respecter ?

Les gestes barrières sont indispensables pour se protéger et protéger les autres de toute contamination. Il s’agit de :
•    Se laver les mains fréquemment à l’eau et au savon, à défaut au gel hydroalcoolique
•    Ne pas se toucher les yeux, le nez, la bouche
•    Tousser et éternuer dans un mouchoir jetable (à jeter immédiatement), à défaut dans son coude
•    Saluer sans se serrer la main et éviter les embrassades
•    Respecter les mesures de distanciation physique (1 à 2 m)
•    Porter un masque chirurgical ou alternatif lorsque la distanciation n’est pas possible

Mon état de santé m’expose particulièrement aux risques d’une forme grave de Covid-19. Que dois-je faire ?

Vous pouvez prendre contact avec la médecine de prévention pour tout renseignement : medecine-prevention@u-pec.fr

Quel est l'accompagnement du service de santé universitaire ?

Pendant la période de reprise progressive d’activité, le service de santé universitaire continue d’accompagner à distance les personnels de l’UPEC. Pour toute question concernant votre état de santé ou interrogation sur votre capacité à reprendre une activité en présentiel, vous pouvez contacter le service de prévention du personnel par mail à l’adresse : medecine-prevention@u-pec.fr, ou directement le médecin du travail, le docteur Mireille Matrat, à l’adresse mireille.matrat@chicreteil.fr.
Votre demande sera prise en compte rapidement et un rendez-vous pour une téléconsultation vous sera donné dans les meilleurs délais.

Une psychologue au sein du Service de Santé Universitaire est spécialement dédiée aux salariés de l’UPEC. Vous pouvez la contacter par mail à l’adresse djemila.mouas@u-pec.fr
Un rendez-vous pour une téléconsultation pourra être pris rapidement.

Je présente un ou des symptômes évocateurs du Covid-19 alors que je suis sur mon lieu de travail (toux, fièvre, fatigue, douleurs musculaires, perte du goût et/ou de l’odorat, maux de tête, mal de gorge, diarrhées). Que faire ?

Si ce n’est pas déjà le cas, portez immédiatement votre masque chirurgical. Rentrez chez vous et avertissez votre responsable hiérarchique et la médecine de prévention (medecine-prevention@u-pec.fr) pour suivi éventuel. Informez le médecin de prévention des personnels si vous avez eu un contact rapproché avec des collègues sur votre lieu de travail et tenez-le au courant des résultats de vos examens.

Si votre état s'aggrave, prenez contact par téléphone avec votre médecin traitant. Si vous avez des difficultés respiratoires, appelez le 15.

Je ressens un ou des symptômes du Covid-19 alors que je ne suis pas sur mon lieu de travail toux, fièvre, fatigue, douleurs musculaires, perte du goût et/ou de l’odorat, maux de tête, mal de gorge, diarrhées). Que faire ?

Ne venez pas travailler et avertissez votre responsable hiérarchique et la médecine de prévention (medecine-prevention@u-pec.fr) pour suivi éventuel. Informez le médecin de prévention des personnels si vous avez eu un contact rapproché avec des collègues sur votre lieu de travail et tenez-le au courant des résultats de vos examens.

Portez un masque chirurgical, isolez-vous de votre entourage pour les protéger et respectez les gestes barrières. Si votre état s'aggrave, prenez contact par téléphone avec votre médecin traitant. Si vous avez des difficultés respiratoires, appelez le 15.

J’ai été en contact étroit avec un cas Covid-19 confirmé cliniquement par un médecin. Que faire ?

On parle de contact étroit lorsqu'on est en face à face plus de 15 minutes à moins d'un mètre avec une personne atteinte du Covid19.

Si vous êtes une personne contact (par exemple en vivant avec une personne contaminée), alors signalez-le à votre supérieur hiérarchique et restez confiné chez vous pendant 14 jours. Respectez alors les recommandations suivantes : surveillez votre température matin et soir, pendant 14 jours.

Si vous avez des symptômes du covid19, prenez du paracétamol si besoin (pas d'anti-inflammatoires) et appelez votre médecin traitant pour un arrêt de travail.

J’ai été testé positif au Covid-19 et/ou je suis asymptomatique mais j’ai été testé positif au Covid-19 ? Quelle est la procédure à suivre ?

Suivez la même procédure que si vous avez des symptômes.

Restez en contact avec votre médecin traitant et le médecin de prévention pour savoir quand vous pouvez reprendre votre activité professionnelle en présentiel et sous quelles conditions.

Mis à jour le 06/07/2020